Die EDV ist für fast alle Unternehmen heute von zentraler Bedeutung. EDV-Ausfälle verursachen jährlich Schäden in Milliardenhöhe. Daher wird in betrieblich genutzte Software erheblich investiert. Viele Unternehmen benötigen individuelle Software, entweder in Form von angepasster Standardsoftware oder als Individualsoftware. Hierfür werden in der Regel IT-Projekte aufgesetzt, deren Budget schnell fünf- oder sechsstellig werden kann.

Trotz dieser Summen erleben wir immer wieder, dass ein weitgehend nichtssagendes Angebot die Grundlage des IT-Projekts bilden soll. EIn guter IT-Vertrag wäre in der Regel die besser Wahl. Ein IT-Vertrag ist ein rechtlicher Vertrag, der die Bedingungen und Regeln festlegt, unter denen ein Unternehmen oder eine Organisation IT-Dienstleistungen erhält oder bereitstellt. Diese Dienstleistungen können die Bereitstellung von Hardware, Software, Netzwerkdiensten, Cloud-Diensten, Support und Wartung umfassen.

Ein IT-Vertrag kann auch die Verantwortung und Haftung von beiden Parteien festlegen, insbesondere im Falle von Problemen oder Ausfällen der IT-Systeme. Er kann auch Regeln für den Datenschutz, die Sicherheit und den Umgang mit sensiblen Informationen enthalten.

Ein IT-Vertrag ist wichtig, um die Rechte und Pflichten beider Parteien zu definieren und zu schützen und um sicherzustellen, dass die IT-Dienstleistungen ordnungsgemäß erbracht werden. Es ist wichtig, einen IT-Vertrag sorgfältig zu lesen und zu verstehen, bevor man ihn unterzeichnet, um sicherzustellen, dass er den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Die vertragsrechtlichen Aspekte des EDV-Einsatzes werden eben leider häufig vernachlässigt. Dies kann aus anwaltlicher Sicht nur verwundern, denn aus der Forschung zu IT-Projekten ist bekannt, dass sehr viele IT-Projekte scheitern, wobei der prozentuale Anteil je nach Quelle unterschiedlich und mit bis zur Hälfte aller Projekte angegeben wird.

Wenn wir als Fachanwälte für IT-Recht uns mit den Verträgen beschäftigen, die in diesem Bereich geschlossen werden, kommt man zum Schluss, dass diese Zahlen häufig immer noch nicht bekannt sind. IT-Verträge sind inhaltlich regelmäßig nur auf erfolgreiche Projekte ausgelegt, in denen die Vertragsklauseln angesichts der Erreichung des gemeinsamen Ziels meist nicht oder erst nach vielen Jahren gebraucht werden, wenn der Softwarepflegevertrag gekündigt werden soll.

Dabei sollten beide Vertragsparteien eines Software-Vertrages, also Anbieter und Kunde, eigentlich ein gemeinsames Interesse an einem guten IT-Vertrag haben, denn die Erfahrung zeigt, dass ein dem Projekt angepasster Vertrag seinen Teil zur Erreichung des Erfolges beitragen kann. Beim Vertragsschluss müssen die Vertragsparteien häufig noch einmal reflektieren und dies alleine hilft schon, die häufigsten Gründe für gescheiterte IT-Projekte zu vermeiden:

1. Mangelnde Klarheit der Ziele und Anforderungen: Wenn die Ziele und Anforderungen eines Projekts nicht klar definiert sind, kann es schwierig sein, den Fortschritt des Projekts zu messen und Probleme zu identifizieren.
2. Mangelnde Kommunikation und Koordination: Eine schlechte Kommunikation und Koordination zwischen den Beteiligten kann dazu führen, dass Aufgaben nicht rechtzeitig erledigt werden und dass wichtige Informationen nicht weitergegeben werden.
3. Mangelnde Ressourcen: Ein Mangel an Zeit, Geld oder Personal kann dazu führen, dass das Projekt nicht erfolgreich abgeschlossen werden kann.
4. Mangelnde Risikomanagement: Wenn Risiken nicht rechtzeitig erkannt und adäquat behandelt werden, kann dies das Projekt gefährden.
5. Mangelnde Qualität: Wenn die Qualität der Arbeit nicht den Anforderungen entspricht, kann das Projekt scheitern.
6. Mangelnde Flexibilität: Wenn das Projekt nicht an sich verändernde Bedingungen angepasst werden kann, kann es scheitern.

Um IT-Projekte erfolgreich abzuschließen, ist es wichtig, klare Ziele und Anforderungen festzulegen, eine gute Kommunikation und Koordination sicherzustellen, ausreichende Ressourcen bereitzustellen, Risiken rechtzeitig zu erkennen und zu bewältigen, hohe Qualitätsstandards einzuhalten und flexible Pläne zu haben, um auf Veränderungen reagieren zu können.

Als Fachanwälte für Informationstechnologierecht haben wir rechtliches und technisches Know-How, um einer Vielzahl von sich typischerweise stellenden Problemen zu begegnen. Dazu gehört auch eine gewisse Kenntnis vom IT-Projektmanagement, dass sich auch im IT-Vertrag wiederfinden sollte.

Ein IT-Vertrag kann dazu beitragen, einige der Probleme zu vermeiden, die dazu führen können, dass IT-Projekte scheitern, indem er:

1. Klare Ziele und Anforderungen festlegt: Ein IT-Vertrag kann die Ziele und Anforderungen des Projekts klar definieren, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis haben und dass der Fortschritt des Projekts gemessen werden kann.
2. Kommunikation und Koordination festlegt: Ein IT-Vertrag kann Regeln für die Kommunikation und Koordination festlegen, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden bleiben und dass wichtige Informationen weitergegeben werden.
3. Ressourcen festlegt: Ein IT-Vertrag kann die Verantwortung und das Budget für das Projekt festlegen, um sicherzustellen, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
4. Risiken festlegt: Ein IT-Vertrag kann Regeln für das Risikomanagement festlegen, um sicherzustellen, dass Risiken rechtzeitig erkannt und adäquat behandelt werden.
5. Qualitätsstandards festlegt: Ein IT-Vertrag kann Qualitätsstandards festlegen, um sicherzustellen, dass die Arbeit den Anforderungen entspricht.
6. Flexibilität festlegt: Ein IT-Vertrag kann Regeln festlegen, um auf sich verändernde Bedingungen reagieren zu können, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.
   
   

Der aus anwaltlicher Sicht gute IT-Vertrag berücksichtigt dabei bereits die Planungs- und Entwurfsphase, in der durch die Erstellung von Lastenheften und Pflichtenheften entscheidende Weichen für die spätere Zufriedenheit mit der Software gestellt werden. Schon in dieser Zeit sollten die Aufgaben der Parteien klar definiert werden, um späteren Streit darüber zu vermeiden, ob der Anbieter die Bedürfnisse nicht richtig ermittelt hat oder der Unternehmer diese nicht von sich aus vollständig darlegte.

Pflichten- und Lastenheft

Ein Lastenheft und ein Pflichtenheft sind wichtige Dokumente, die in vielen IT-Projekten verwendet werden, um die Ziele, Anforderungen und Erwartungen an das Projekt festzulegen.

Das Lastenheft beschreibt die Anforderungen und Erwartungen des Auftraggebers an das Projekt. Es legt die Ziele und den Nutzen des Projekts fest und beschreibt die Funktionen und Leistungen, die das Projekt erbringen soll. Das Lastenheft dient als Basis für das Pflichtenheft und hilft, die Anforderungen des Projekts zu definieren und zu priorisieren.

Das Pflichtenheft beschreibt, wie das Projektteam die Anforderungen des Lastenhefts erfüllen wird. Es legt die Verantwortung und die Ressourcen fest, die für das Projekt erforderlich sind, und beschreibt die technischen Lösungen, die verwendet werden, um die Anforderungen zu erfüllen. Das Pflichtenheft dient als Basis für den IT-Vertrag und hilft, die Leistungen und Verantwortlichkeiten des Projektteams festzulegen.

Das Lastenheft und das Pflichtenheft sind wichtige Dokumente, die im IT-Vertrag verwendet werden, um die Ziele und Anforderungen des Projekts festzulegen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis haben. Sie helfen auch, die Verantwortlichkeiten und Ressourcen festzulegen, die für das Projekt erforderlich sind, und sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden kann.

Agiles Vorgehen

Diese aus Sicht des IT-Rechts wünschenswerte Vorgehensweise bildet natürlich nicht mehr immer die Realität ab. Häufig sollen heute schnelle Ergebnisse erreicht werden und der IT-Vertrag muss sich dem anpassen.

Agile Vorgehensweisen sind eine Art von Projektmanagement-Methodik, die sich auf die flexible Anpassung an sich verändernde Anforderungen und Bedingungen konzentriert. Im Gegensatz zu traditionellen Vorgehensweisen, bei denen die Anforderungen und Pläne am Anfang des Projekts festgelegt werden und sich während des Projekts nicht ändern, gestatten agile Vorgehensweisen Änderungen und Anpassungen während des Projekts.

In agilen Projekten werden die Anforderungen und Pläne in kurzen Iterationen, sogenannten Sprints, entwickelt und umgesetzt. Dies ermöglicht es, sich an veränderte Anforderungen und Bedingungen anzupassen und sicherzustellen, dass das Projekt den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.

In einem IT-Vertrag kann die Verwendung einer agilen Vorgehensweise festgelegt werden, indem die Verantwortlichkeiten und Ressourcen für jeden Sprint festgelegt werden und Regeln festgelegt werden, um auf sich verändernde Anforderungen und Bedingungen reagieren zu können. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten das Verständnis und die Prinzipien agiler Vorgehensweisen teilen, um eine erfolgreiche Implementierung sicherzustellen.

Mitwirkungspflichten

Die Realisierung der benötigten Software wird zwar vor allem in den Händen des IT-Unternehmens liegen, jedoch sollte der Vertrag bei allen Beteiligten Klarheit über etwaige Mitwirkungspflichten schaffen. 

Mitwirkungspflichten sind die Verantwortung und die Pflicht, an einem Projekt mitzuwirken und die erforderlichen Ressourcen und Informationen bereitzustellen, um das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Bei Mitwirkungspflichten gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:

1. Definieren Sie die Mitwirkungspflichten: Stellen Sie sicher, dass die Mitwirkungspflichten für alle Beteiligten klar definiert sind und dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird.
2. Klären Sie die Verantwortung: Stellen Sie sicher, dass jeder Beteiligte für seine Verantwortlichkeiten und Pflichten im Projekt verantwortlich ist.
3. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten auf dem Laufenden sind: Klären Sie regelmäßig, wie das Projekt voranschreitet und ob alle Beteiligten auf dem Laufenden sind.
4. Definieren Sie eindeutig, wer auf welche Art und Weise kommunizieren muss, wenn Mitwirkungspflichten nicht erfüllt werden

Das Thema der fehlenden Mitwirkung ist häufig in IT-Projekten auf dem Tisch, wenn der Anwalt im laufenden Projekt eingeschaltet wird.

Zum Abschluss des IT-Projekts: Abnahme

In der IT-Branche wird die Abnahme der Software oder des gesamten gelieferten IT-Systems regelmäßig von Anbietern und Kunden gewünscht, obgleich häufig aus rechtlicher Sicht keine Abnahme mehr notwendig wäre, sondern die bloße Übergabe ausreichen kann. Daher ist es besonders wichtig, die gewünschte Abnahme und deren Folgen im Detail zu regeln, wenn keine ergänzenden gesetzlichen Regelungen eingreifen.

Die Abnahme ist der Prozess, bei dem das Projektteam und der Auftraggeber das Ergebnis des Projekts überprüfen und feststellen, ob es den Anforderungen und Erwartungen entspricht. Die Abnahme ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und dass das Ergebnis den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.

Bei der Abnahme gibt es einige wichtige Dinge zu beachten:

1. Definieren Sie die Anforderungen und Erwartungen: Stellen Sie sicher, dass alle Anforderungen und Erwartungen, die im Lastenheft und im Pflichtenheft festgelegt wurden, erfüllt wurden.
2. Testen Sie das Ergebnis: Führen Sie umfangreiche Tests durch, um sicherzustellen, dass das Ergebnis den Anforderungen entspricht und dass es sicher und zuverlässig ist.
3. Dokumentieren Sie das Ergebnis: Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Informationen über das Ergebnis dokumentiert sind, einschließlich technischer Details, Bedienungsanleitungen und Benutzerdokumentation.
4. Bestätigen Sie das Ergebnis: Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten das Ergebnis bestätigen und dass es den Anforderungen entspricht.
5. Planen Sie die Übergabe: Planen Sie die Übergabe des Ergebnisses an den Nutzer oder den Betreiber sorgfältig und stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über die Übergabe informiert sind und dass alle erforderlichen Unterlagen und Ressourcen bereitgestellt werden.

Es ist wichtig, dass die Abnahme sorgfältig geplant und durchgeführt wird, um sicherzustellen, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde und dass das Ergebnis den Bedürfnissen der Nutzer entspricht.

Muss es immer eine Abnahme geben?

In einigen Fällen mag es nahe liegenauf eine Abnahme zu verzichten, zum Beispiel wenn das Projekt sehr klein ist oder wenn das Ergebnis bereits gründlich getestet wurde und keine weiteren Tests erforderlich sind. In solchen Fällen kann die Übergabe des Ergebnisses direkt an den Nutzer oder den Betreiber erfolgen.

Vielfach aggieren die Beteiligten aber auch bewusst oder unbewusst in gesetzlichen Vertragsmodelle, die überhaupt keine Abnahme vorsehen. Der Rechtsanwalt wird das konkrete Projekt in die gesetzlichen Kategorien einordnen und entsprechende Schlüsse ziehen, denn gerade die häufig in Betracht kommenden gesetzlichen Regelungen des Kaufvertrages, Werkvertrages oder Mietvertrages haben ganz andere Tatsachenvorgänge im Blick als eine IT-Leistung. Trotzdem werden IT-Projekte meist in eine dieser Kategorieun fallen und nur der Werkvertrag sieht zwingend eine Abnahme vor.

Standardmäßig greift nach Abschluss der Erstlieferung ein als Wartungsvertrag oder Pflegevertrag bezeichnetes Dauerschuldverhältnis ein, um dem Kunden die dauerhafte Nutzbarkeit der IT zu gewährleisten.  

Ein Wartungsvertrag ist ein Vertrag, der die Verantwortung und die Pflicht festlegt, ein System oder eine Anwendung zu warten und zu pflegen, um sicherzustellen, dass es sicher, stabil und leistungsfähig bleibt.

In einem Wartungsvertrag werden in der Regel folgende Dinge festgelegt:

1. Die Art der Wartung: Der Wartungsvertrag legt fest, welche Art von Wartung durchgeführt wird, zum Beispiel regelmäßige Wartung, Störungsbeseitigung oder Software-Updates.
2. Die Häufigkeit der Wartung: Der Wartungsvertrag legt fest, wie häufig die Wartung durchgeführt wird, zum Beispiel täglich, wöchentlich oder monatlich.
3. Die Verantwortung und die Pflicht: Der Wartungsvertrag legt fest, wer für die Wartung verantwortlich ist und wer die erforderlichen Ressourcen bereitstellen muss.
4. Die Kosten: Der Wartungsvertrag legt fest, wer für die Kosten der Wartung verantwortlich ist und wie diese berechnet werden.

Ein Wartungsvertrag hilft, sicherzustellen, dass ein System oder eine Anwendung in gutem Zustand bleibt und dass alle Beteiligten über die Verantwortung und die Pflicht im Klaren sind. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten den Wartungsvertrag sorgfältig lesen und verstehen, um sicherzustellen, dass die festgelegten Regeln und Anforderungen erfüllt werden.

Vertragsrechtliche Besonderheiten

Selbst wenn die Leistungen für die erste Realisierung noch relativ gut beschrieben sind, wird in Wartungs- und Pflegeverträgen häufig nicht klar, was eigentlich die gegenseitig zu erbringenden Leistungen sind. Hier können insbesondere über die vielen Laufzeitjahre die Vorstellungen auseinandergehen. Dem kann zur Vermeidung von gegenseitigem Streit der Rechtsanwalt bei der Vertragsgestaltung begegnen.

• Rechtsanwalt Dr. jur. Dirk Lindloff
• Rechtsanwalt Elmar Kloss
• Rechtsanwalt Maximilian Brenner, LL.M. (Informationsrecht)