Hinweisgebersysteme ab Dezember 2021 Pflicht – die EU Whistleblower-Richtlinie

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Am 16.12.2019 wurde die EU-Whistleblower-Richtlinie beschlossen. Diese ist durch die Nationalstaaten bis zum 17.12.2021 umzusetzen. Betroffen hiervon werden sein: Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern (oder mehr als 10 Mio. EUR Jahresumsatz) sowie Behörden und Kommunen mit mehr als 10.000 Einwohnern. Diese werden verpflichtet Kanäle einzurichten, über die Rechtsverstöße vertraulich gemeldet werden können. Die Richtlinie mit ihrer jeweils nationalen Umsetzung will Rechtsverstöße aufdecken und unterbinden und gleichzeitig den Hinweisgeber (Whistleblower) schützen.

Zu erwarten ist, dass eine Meldung in schriftlicher, mündlicher und persönlicher Form zu ermöglichen und diese Meldung in abrufbarer Form zu dokumentieren ist. Denkbar ist hier die schriftliche Dokumentierung oder die Erstellung einer Tonaufzeichnung. Hierbei ist strengstens die Vertraulichkeit der Identität des Meldenden zu gewährleisten. Zudem ist zu erwarten, dass dem Meldenden eine Eingangsbestätigung des Hinweises, binnen 7 Tagen, zu übermitteln ist.

Nimmt man die Vertraulichkeitsanforderung wirklich ernst, sind „interne Lösungen“ im Unternehmen praktisch ausgeschlossen, da der jeweils „delegierte“ Mitarbeiter im Unternehmen oder der Behörde praktisch immer „angewiesen“ werden kann Informationen über Inhalte oder Personen an z.B. die Geschäftsleitung weiterzugeben. Zudem ist auch eine Datenschutz-Abschätzung durchzuführen, da die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der EU-DSGVO stattzufinden hat. Erprobt und sinnvoll ist die Auslagerung an eine(n) externen Ombudsmann / - frau mit Rechtsanwaltszulassung. Genauso können Vertraulichkeitsanforderungen und Weisungsungebundenheit am besten erfüllt werden. Auch die erforderliche Prüfung des gemeldeten Sachverhaltes kann in gewünschter Intensität erfolgen, ohne Abgabe des Falles an Dritte. Letztlich sind auch Meldeketten und Verantwortlichkeiten kurz bzw. verständlich und abgesichert.

Als Fazit ist festzuhalten, dass es sowohl für Unternehmen als auch Behörden und Kommunen Sinn macht ein Hinweisgebersystem einzuführen und zu erproben. Interne Lösungen werden mehr Risiken und Probleme als Kostenersparnis und Nutzen bringen. Eine gänzliche Verweigerungshaltung wird spätestens Ende 2021 rechtlich unzulässig sein.

Die Ausführungen stellen erste Informationen dar, die zum Zeitpunkt der Erstveröffentlichung aktuell waren. Die Rechtslage kann sich seitdem geändert haben. Zudem können die Ausführungen eine individuelle Beratung zu einem konkreten Sachverhalt nicht ersetzen. Bitte nehmen Sie dazu Kontakt mit uns auf.